当人们发现我们是无纸化的时候，我们会遇到的10个问题

如果你想过扔掉杂乱的纸张，转向数字化，但又很紧张，这篇文章就是为你准备的!学习如何决定哪些文件要保留，哪些文件要丢弃，你需要什么样的技术来实现无纸化，如何确保你的文件是安全和备份的，以及更多!开云体育手机

这篇文章包含会员链接。有关更多信息，请参阅我的披露在这里．

我和唐尼已经“无纸化”十多年了。当我说“无纸化”时，我的意思是我们扫描所有重要的文件和文件，并将它们以数字形式组织在一个名为Evernote而不是维护一个实体的文件柜。

无纸化技术在过去10年里有了巨大的进步，人们越来越适应数字化做事的想法。但是，当人们发现我们家几乎没有任何文件时，我们仍然倾向于得到一大堆问题!

我们最近推出了一门新课程，无纸化简单在那里，我们将逐步教授如何处理杂乱的纸张和设置数字文件柜。但因为我们知道人们总是对这个过程感到好奇，所以我们想确保我们解决了一些关于无纸化的最常见的问题。它真的不像最初看起来那么吓人!

我们将涵盖无纸化问题的主题

我们得到的无纸化问题通常分为五大类之一。我们一定会接触到所有这些!只需点击下面的链接，直接跳转到文章中的任何类别。

• 保留vs.扔掉
• 技术
• Evernote
• 税
• 安全

既然唐尼是我们家真正的无纸化专家，我打算让他来回答大部分问题!他来了……

保留vs.扔掉

1.我家里有那么多的纸，简直要把我压垮了。我该从哪里开始呢?

我完全理解这种不知所措的感觉。相信我，有这种感觉的人不止你一个。我们自己的无纸化之旅实际上开始了，因为我们被文件柜和杂乱的纸张弄得不知所措，以至于我们完全避开了家庭办公室!

好消息是，即使你有很多纸要处理，你也不会有太多到无纸化对你来说是不可能的。事实上，我们建议你在开始的时候甚至不要担心你目前的纸质文件。

我们的教学体系无纸化简单是独特的，因为我们走过所有的技术细节和工作流程，并让你实施策略前进第一。

我们发现，选择一个日期，在沙子上画一条线，并承诺从那天起实现无纸化是很重要的。一旦这一过程成为你的第二天性，那么，也只有在那个时候，你才有意义回去处理这些年来堆积如山的文件。

大清洗纸张

一旦我们养成了扫描和整理当前文件的习惯，然后我们要经历一个系统的过程，我们称之为“论文大清洗”，在这个过程中，我们处理过去积累的论文。

我们把这个过程分解成更容易管理的部分，这样就很容易弄清楚什么只回收，什么应该扫描然后回收，然后——在极少数选择的情况下——哪些纸张应该保留。

这种感觉“我甚至不知道从哪里开始!”是一种难以克服的抗拒。但是，完全有可能克服这个心理障碍，找到摆脱杂乱的纸张和无纸化所带来的自由!无纸化简单一步一步地走过整个过程。

2.你有任何物理纸吗?像出生证明和结婚证这样的官方文件呢?

不同的人可能对“无纸化”一词的含义有不同的定义。当我使用“无纸化”这个词时，我的意思是我们维护一个有组织的数字文件柜，而不是将所有重要文件存储在一个物理文件柜中。

这并不意味着我们没有任何我们家的纸。它只是意味着我们以数字格式扫描、组织、存储文档，并与文档进行交互。数字存储文档为我们节省了大量的时间。它让我们更有条理。它还解放了我们家里以前被文件柜和成堆的文件占据的空间。

我们家里仍然有的纸质物品

对我来说，“无纸化”并不意味着我们不再使用任何纸张。下面是一些我们家里仍然有的纸质物品的例子:

• 我有满书架的书。比起电子书，我更喜欢阅读纸质书籍和杂志。
  
• 我也有笔记本，我可以在上面写下我的想法和想法，或者在演讲时做笔记。在这种情况下，我更喜欢纸质的，即使我稍后会浏览这些笔记。
  
• 我保留了一些纸质纪念品或纪念品类型的物品。这些可能是重要的信件或卡片，甚至是我们孩子多年来的一些精选艺术品。(整理纪念品的关键是为它们选择一定的空间。然后只保留那个空间的容量。在这篇文章中，你可以学到更多关于整理情感物品的知识．)
  
• 我们有一个上锁的防火箱，用来存放有原始签名的重要文件或加盖公章的正式文件。这些文件包括结婚证、出生证明、社会保障卡、护照和其他一些物品。取消这类报纸是不负责任的。

无纸化将我们从成堆的纸张中解放出来，并为我们提供了一个快速而有用的解决方案，可以在任何需要的时候访问我们的文件。但它并没有强迫我们在舒适或偏好的水平上进行超级限制。

技术

3.我需要什么技术才能实现无纸化?开云体育手机我需要花钱买一台昂贵的扫描仪吗?

十多年前，当我第一次无纸化并创建了一个数字文件柜时，技术是一个巨大的障碍。幸运的是，从那时起，与无纸化相关的技术已经取得了长足的进步。

我们先把这个解决掉……

你不再需要一个大的扫描仪(富士通Scansnap, Doxie，爱普生等)去无纸化和有组织的数字文件柜!开云体育手机

当我第一次使用无纸化时，我的富士通扫描S1300i是我最好的朋友。对我来说，这是一项革命性的技术。我喜欢在每个周日晚上的每周“处理”会议上设置它。它是让我走上无纸化道路的工具。

事情已经变了。我们在2016年搬进了现在的房子。从那时起，我信赖的富士通扫描就一直坐在我的架子上。在过去的5年里，我一次也没用过。

我现在选择的“扫描仪”

在过去的几年里，手机摄像头和处理器已经发展到如此之远，完全没有必要拥有一个大的扫描仪。事实上，使用富士通扫描仪或其他大型扫描仪只会减慢无纸化过程。它的效果也不如我喜欢的手机扫描应用。

有了这款应用程序，我可以更快地处理文件，获得比昂贵的大型扫描仪更好的图像。大型扫描仪不仅不再需要了，而且它们实际上是一种障碍!

有几个人问我，他们是否需要智能手机(Android和iOS都很好用)来实施我们教的策略无纸化简单．答案是肯定的。为了充分遵循我们在课程中教授的无纸化工作流程，智能手机和台式机或笔记本电脑都是必不可少的。

要获得我们在无纸化系统中使用的所有技术元素的完整纲要，请参阅这篇文章。

Evernote

4.你为什么选择Evernote来存储你所有的数字文件?我可以使用其他平台(例如Microsoft OneNote)吗?

我是一名研究员。我喜欢工具、应用程序和科技。我喜欢学习各种各样的项目。在过去的10年里，我彻底探索了数十种数字文档存储选项，包括Microsoft OneNote、concept、Bear、Dropbox、谷歌Drive、硬盘上的简单文件夹，以及许多许多其他选项。

经过我所有的研究和测试，我可以诚实地说，这些选项都不符合所有的条件Evernote．Evernote拥有无与伦比的组合…

• 多平台、多设备支持
• 用户友好的视觉布局
• 强大的标签和组织功能
• 保存的搜索
• 高级搜索语法
• OCR(光学字符识别)支持
• 还有更多!

Evernote无疑是数字文件柜中心的最佳解决方案。在无纸化简单，我详细介绍了如何使用Evernote，并充分利用了许多强大但鲜为人知的功能，但我很乐意帮助你免费设置Evernote应用程序!你可以通过点击下面的按钮获得我们的免费“入门”课程。

我们教学的无纸化过程无纸化简单是围绕Evernote的，所以使用不同的平台来遵循这个过程是非常困难的。但我保证，我们会一步一步地告诉你你需要知道的一切!

如果你不熟悉Evernote-别担心!Abby并不喜欢科技，一开始还被Evernote吓到了。

虽然一开始她还在犹豫是否要完全接受Evernote，但现在她会告诉你，她非常依赖Evernote来保持自己的条理。她每天都用，一天好几次!你也可以去那里!

5.如果Evernote倒闭了怎么办?如果我决定不再把文档(PDF格式)保存在Evernote中，我能把它们取出来吗?

这是一个非常重要的问题。如果我们选择一个数字文件柜来存储我们所有的文件，然后那家公司倒闭了，我们就无法访问这些文件，那将是一场灾难。

幸运的是，这不是我们需要担心的事情，原因有几个!

首先，我没有理由相信Evernote会倒闭。他们已经存在了很长一段时间，并在十多年来一直是该领域的领导者。在2010年代中期，他们经历了几年的停滞。但自从伊恩·斯莫尔于2018年接任首席执行官以来，他们公司的持续创新和不断推出的新功能给我留下了深刻印象。

但即使最坏的情况发生了，Evernote倒闭了，或者文件丢失了，我们也不会有事，因为我们没有只有存储我们的文件在Evernote。我们有一个多层备份系统，使我们能够访问和利用我们的文件，即使没有Evernote的帮助。

我们有适当的保护措施

Evernote允许我们备份所有的文件，实际上他们已经增加了备份选项。

一旦我们决定了备份计划，导出Evernote数据就很容易了。我们不仅可以从Evernote帐户导出PDF文件，还可以导出笔记标题、标签、笔记创建日期和其他重要信息。

除了备份扫描的PDF文件外，我们还每月导出并备份一个.enex文件，这是笔记和所有相应数据的完整XML导出。因此，我们有所有扫描文件的备份，这个。enex文件将使我们很容易将数字文件柜移动到一个新的系统，如果在接下来的几年或几十年里有必要的话。

[如果我们想真的开始考虑最坏的情况，我甚至有备份的想法来保护你的文件免受电磁脉冲事件，使电子设备瘫痪!］

我知道备份和被“锁定在Evernote”对很多人来说是一个大问题。我刚开始的时候就是这样。幸运的是，有很多方法可以备份我们的数字文件柜，也可以对这些备份进行备份!我们都在教无纸化简单．

在没有互联网接入的情况下使用Evernote

“云”型解决方案的另一个常见问题是在互联网中断时访问文档。同样，我认为Evernote存在一些误解。

Evernote提供了基于云的解决方案的许多优点(同步、多设备、服务器备份等)，但它不是纯云解决方案。我的文件还在硬盘上。即使没有互联网接入，我也能在几秒钟内在笔记本电脑上调出三年前的医疗账单。

当我在Evernote中设置了最佳设置后，我可以在没有网络连接的情况下使用任何我需要的东西。我甚至可以选择在Evernote中创建“只在本地”的笔记本，以增加安全性和方便访问。

(我讲了Evernote的理想设置，以及更多关于何时/如何使用本地笔记本的细节无纸化简单．)

税

6.你是如何处理所有的税务文书工作的?

艾比和我都是个体户，所以我们都知道纳税有多棘手!在我们家，我是负责整理个人和企业纳税申报表的人。我也与我们的注册会计师协调。所以我从第一手经验中知道，使用数字文件柜会让这个过程更容易，而不是更困难。

当我一年中收到与我们的税收有关的文件时，我能够将它们扫描成Evernote并给它们贴上标签，这样我就可以点击几下就把它们拉出来作为参考。我可以很容易地查看我们所有标记了特定年份的税务文件。而且Evernote对我可以保存多少年的文件没有限制，不像实体文件柜，我的空间是有限的。

如果我们的注册会计师在准备我们的申报表时需要某种文件或收据，我可以在几秒钟内通过Evernote快速地将他需要的信息通过电子邮件发送给他。另一方面，我可以截取他通过电子邮件发给我的任何信息，并在Evernote中标记，以便与其他相关税务信息一起存储。

我不用担心文件、电子邮件、收据放错地方，也不用担心文件的实体文件夹丢失。Evernote中的所有内容都在一起。

[我不是注册会计师，也不是税务专家，所以我不能就你自己的税务问题给你个人建议。你需要与熟悉你的具体情况的税务专业人员交谈。

7.你怎么处理收据?你是否遇到过这样的情况:你需要纸质收据或其他实物文件，但现在没有了?

收据可以扫描和存储在Evernote!在我们实现无纸化的10多年里，我只遇到过一次情况，一家商店因为我有电子收据而对我大发雷霆。

几年前在沃尔玛，我想退货一件几天前买的商品。我拿出手机，给客服柜台看了扫描的收据。他们告诉我，我需要提供原始收据。我礼貌地要求见经理。他把我扫描的收据上的交易ID输入他的电脑，让我把商品退回去。

这是10多年来我的数字收据唯一一次受到质疑。最后，他们允许我在没有任何麻烦的情况下返回。

幸运的是，这种情况正变得越来越少见。交易细节几乎总是存储在公司的系统中。他们可以通过扫描的收据很容易地找到交易，有时甚至只是你用来购物的卡。

为了安全起见，我通常会扫描收据，并保留较贵商品的收据，直到30或60天的退货期结束。然后我丢弃或撕碎实物收据。但扫描件会永久保存在我的记录中。

安全

8.你如何确保敏感信息和文件不落入坏人之手或容易受到黑客攻击?

当我们开始考虑无纸化时，许多人想要确认的第一件事是，他们可以在数字存储时保护隐私和文件安全。

作为一家主要任务是为客户最敏感的文件提供安全可靠的存储的公司，Evernote非常重视隐私和安全。

Evernote有一个专门的安全团队，他们的工作是最大程度地保护客户的文件，他们采取了很大的措施来做到这一点。

• Evernote从来不以纯文本的形式存储用户的密码，而是加密的密码迭代，这样不应该访问密码的人就无法查看这些密码。
  
• 用户数据在传输过程中(当数据上传到云端或下载到用户个人设备时)也会被加密。
  
• Evernote还为他们的账户提供了双重身份验证选项，确保不请自来的人无法访问用户的个人信息。

比我们个人信息的来源更安全

事实是，不管我们喜欢与否，我们所有重要的文件都已经在“云”中了。

当我们收到包含大量个人信息的W2或1099文件时，在我们收到它之前，该文件就已经在云中与原始公司一起了。当我们收到银行对账单或信用卡对账单时，无论我们是否愿意，该文档都在“云”中。或者当我们收到电费账单时，在我们看到它之前，这份文件就已经在电力公司的服务器上了。

在我们今天生活的数字时代，我们所有重要和敏感的文件都存储在互联网连接的服务器上，不管我们是否愿意。他们都很容易受到黑客的攻击。

Evernote有很多很多严格的措施，可能会使他们的安全标准高于用户文件的起源点(公用事业公司，保险公司，工资公司等)，当我们知道如何设置我们的Evernote帐户，适当的安全措施到位，我们的信息将是安全的。

9.你有Evernote文档的备份吗?

绝对的!如前所述，我每月备份Evernote其中包括一个。enex文件，这将使过渡到一个新公司很容易。

我还有Evernote所有文档的PDF备份，这样我就可以在各种程序中轻松打开它们。此外，我将所有文件的外部硬盘备份转移到我们的防火箱的安全位置。

这些多层备份可以确保我所有的文件和文档都是安全的，并且在任何时候都可以访问。

无纸化简单

10.如果我买了无纸化的家多年前，我是否还需要购买无纸化简单?

早在2015年，我们发布了一个小电子书和一些配套视频无纸化的家，它介绍了我们当时正在使用的无纸化流程。Evernote变了，技术也变了，我们停止了提供服务无纸化的家当它过时的时候。

随着时间的推移，我们的无纸化流程也在不断发展，我们已经了解了更多关于扫描、存储和备份信息的最佳方式，技术也在不断改进，所以我们觉得是时候分享我们增强的流程了，以帮助那些想要转向或提升无纸化生活方式的人们。

不像无纸化的家，无纸化简单是一个成熟的视频课程。虽然主题——无纸化——仍然没有改变，无纸化简单包括最新的信息和更多的帮助，在技术端设置Evernote，在应用程序内有效地组织文档，创建安全备份，等等。

我们不是在回收信息无纸化简单是一个全新的改进课程，我们很高兴现在可以使用它，这样任何人都可以学习无纸化!开云体育手机

如果你已经无纸化了，并且对你的流程和工作流程感到满意，那么无论如何，继续做对你有用的东西!

但如果你想简化流程，采用最新的技术和系统，无纸化简单我可以帮你!

让我们无纸化开云体育手机吧!

如果你对无纸化有疑问或犹豫，我希望这篇常见问题对你有帮助!我知道实现无纸化的想法可能会让人难以承受(一开始对我来说确实如此!)，但是消除纸张混乱、易于访问和最重要文件的严密安全所带来的回报和安心是非常值得学习如何有效地实现无纸化过程的!

当我们开始我们的无纸化之旅时，你有一个捷径!你不需要从头开始，自己想出这个无纸化的东西。

十多年来，我们一直在完善无纸化流程，我们可以教你如何一步一步地为自己设置无纸化流程。

如果无纸化简单课程会对你有帮助，你可以在这里获得所有的细节并获得你的副本!

想知道更多无纸化的信息吗?这些帖子可以提供帮助:

非常感谢您的跟进!祝你有美好的一天!

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